Design StoryBoards °Basic° – Définir les conditions et étapes d’une réunion pour obtenir des résultats productifs (25-70 min.)

Qu’est-ce qui devient possible ? 

Les causes les plus fréquentes de dysfonctionnement au cours des réunions peuvent être éliminées : un objectif flou ou l’absence d’objectif commun, les pertes de temps, une participation limitée, des voix absentes, la pensée unique et des participants frustrés. Concevoir un Storyboard permet de mettre en évidence un objectif qui devient de plus en plus clair à mesure qu’on l’associe à des microstructures adaptées. Il définit la succession des étapes de la réunion et révèle qui doit participer pour que la mise en oeuvre du projet soit un succès. Les Storyboards incitent les participants de l’équipe de design (conception) à définir méticuleusement tout les éléments de micro-organisation nécessaires à la réussite de leur objectif : l’invitation structurante, l’espace, le matériel, la participation, la configuration du groupe, la facilitation et la répartition du temps. Les Storyboards évitent aux personnes de débuter et de conduire des réunions sans un design explicite de la réunion. Un bon design génère de meilleurs résultats car il stimule les sources latentes et révèle les sources tacites d’innovation.

les éléments

Cinq Eléments Structurants  –  Spécifications Minimales

1. Invitation structurante

  • Invitez une équipe de design (un sous-ensemble représentatif du groupe) à concevoir un Storyboard, comprenant des repères visuels, pour décrire la façon dont les participants vont interagir pour atteindre leur objectif.

2. Organisation de l’espace et matériel nécessaire

  • Un mur lisse couvert avec du papier blanc ou un paperboard
  • Des Post-it et/ou des cartelettes « Liberating Structures »
  • Un Storyboard vierge (voir le matériel annexe)

3. Comment la participation est régulée

  • Tous les participants impliqués dans la conception et la planification peuvent contribuer

4. Comment les groupes sont-ils organisés

  • 1-2-4-Tous par cycles rapides pour chacune des étapes ci-dessous

5. Étapes et timing

  • Clarifiez l’objectif du travail collectif (utiliser la méthode « Nine Whys »  si nécessaire). 2 à 5 min.
  • Décrivez l’approche standard ou la microstructure que vous utilisez normalement pour cette séance (préciser les participants habituels) et évaluez dans quelle mesure il va réussir ou échouer  a réaliser l’objectif énoncé. 5 à 10 min.
  • Réexaminez et renforcez l’énoncé de l’objectif si nécessaire. 2 à 5 min.
  • Réévaluez et décidez qui doit participer. 2 à 5 min.
  • Faites un brainstorming des microstructures alternatives (les conventionnelles et celles de Liberating Structures) qui pourraient permettre d’atteindre l’objectif. Déterminez si l’objectif peut être réalisé en une seule étape. Dans le cas contraire, quel pourrait être l’objectif de la première étape ? Continuez seulement avec la première étape. 5 à 10 min.
  • Déterminez quelles microstructures sont les plus adaptées à la réussite de l’objectif; choisissez une microstructure supplémentaire en réserve, par sécurité. 2 à 10 min.
  • Décidez qui sera invité et qui facilitera la réunion. Intégrez toutes vos décisions à l’intérieur du storyboard vierge. 2 à 10 min..
  • Déterminez les questions et le processus que vous allez utiliser pour évaluer votre design (par exemple : est-ce qu’il permet d’aboutir aux résultats attendus ? Est-ce que le groupe a travaillé ensemble de façon productive ? Est-ce que quelque chose de nouveau semble possible désormais ? Utilisez la microstructure What, So What, Now What? . 2 à 5 min. Si plusieurs étapes sont nécessaires, concertez vous avec l’équipe de conception et organisez une réunion pour travailler sur la Conception Avancée du Storyboard (voir la description ci-dessous). 5 à 10 min.

POURQUOI ? Objectifs

  • Définir un objectif qui soit clair pour tout le monde
  • Rendre le travail en réunion productif et agréable pour tout le monde
  • Donner une chance à chacun de contribuer
  • Augmenter la synergie entre les participants
  • Aider chacun à trouver son rôle en rendant le processus de design visible
  • Révéler les faiblesses des pratiques habituelles et les dépasser
  • Exploiter toutes les sources de savoir pour l’innovation (explicites, tacites, latentes/émergentes)

Définir les conditions et étapes d’une réunion pour obtenir des résultats productifs (25-70 min.)

design storyboards basic

ILLUSTRATION

Bons Tuyaux & Chausse-Trapes

  • Encouragez et jouez sérieusement le jeu des itérations rapides; répétez et approfondissez votre Storyboard
  • Au minimum, travaillez par deux (une deuxième paire d’yeux et d’oreilles est très utile) ou par petits groupes
  • Utilisez des symboles et des croquis pour développer rapidement une compréhension commune et des idées opérationnelles
  • Ajoutez toujours un debriefing du design du Storyboard (en utilisant la méthode « What, So What, Now What ?)
  • Ne lésinez pas sur le temps nécessaire pour réaliser un bon design. Un bon design réduira le temps perdu des réunions beaucoup plus qu’il ne vous en faudra pour le développera. Un mauvais design générera des frustrations.

Variation

  • Utilisez la même méthode pour faire des observations ethnographiques sur une pratique courante
  • Utilisez un diagramme circulaire pour mettre en lumière et équilibrer les objectifs et le déroulement de votre design.

Exemples

  • Pour des réunions de management de toutes sortes
  • Examen de projet
  • Séance d’apprentissage ou classe
  • Séance de brainstorming
  • Réunions en tête-à-tête
  • Organisation d’une séance d’apprentissage pour une conférence. Voir « Fixing a Broken Child Welfare System » (réparer le système de protection sociale de l’enfance) dans la troisième partie : « Stories from the Field » du livre.

Crédit: Les Liberating Structures ont été développées par Henri Lipmanowicz et Keith McCandless www.liberatingstructures.com

Version française : Frédéric de Verville / In Excelsis www.inxl.fr