«What I Need From You» (WINFY)  – Révéler les besoins réciproques et essentiels de différents départements. Accepter ou décliner les demandes d’aide. (55 à 70 minutes)

Qu’est-ce qui devient possible ? 

Des personnes qui exercent des fonctions ou des disciplines différentes peuvent rapidement améliorer leur façon de se demander les uns aux autres ce dont ils ont besoin pour réussir. Vous pouvez dissiper des malentendus et éliminer des préjugés qui se sont développés au cours du temps  en démystifiant ce dont les membres des équipes ont besoin pour la réussite des objectifs communs. Comme les participants expriment leurs besoins fondamentaux auprès des autres et que chacun a l’opportunité d’y répondre, vous augmentez la clarté, l’intégrité et la transparence tout en promouvant la cohésion et la coordination au travers des silos fonctionnels, Vous pouvez enfin réunir « la carpe et le lapin »

les éléments

Cinq Eléments Structurants  –  Spécifications Minimales

1. Invitation structurante

  • Proposez aux participants de demander ce dont ils ont besoin des autres (souvent dans différents départements et disciplines) pour réussir à atteindre un objectif spécifique.
  • Invitez les à répondre sans ambiguïtés aux demandes des autres.

2. Organisation de l’espace et matériel nécessaire

  • Une grande salle pour installer différents groupes de participants
  • Des chaises pour des groupes de 3 à 7 personnes assis en cercle au milieu de le pièce
  • Du papier pour que les participants puissent noter les demandes et les réponses.

3. Comment la participation est régulée

  • Tout le monde est inclus dans le groupe de son département
  • Tout le monde a la même opportunité de participer et contribuer

4. Comment les groupes sont-ils organisés

  • 3 à 7 groupes selon le nombre de départements représentés (pas de limites sur le nombre de participants dans chaque groupe)
  • Un groupe de 3 à 7 porte-paroles pour parler au nom de chaque groupe.

5. Étapes et timing

  • Expliquez les différentes étapes ci-dessous. Répétez l’objectif ou le défi à relever pour que le contexte soit le même pour tous. Rappelez que les demandes doivent être claires et spécifiques pour que l’on puisse y répondre sans ambiguïtés par oui et par non. Spécifier que les seules réponses qui seront permises seront : Oui, Non, Je vais essayer, Peu importe. Positionnez les groupes dans la pièce. 3 minutes
  • Les groupes utilisent la méthode 1-2-4-All (ou 1-2-All) pour faire la liste de ce dont ils auront besoin en priorité de chacun des autres groupes. Les besoins doivent être exprimés avec tact par des questions qui commencent par : « Ce dont j’ai besoin de votre part … ». Les groupes doivent réduire leur liste à deux besoins prioritaires vis-à-vis de chaque autre groupe, écrire ces deux besoins, et choisir un porte-parole pour les représenter. 5 à 15 minutes
  • Tout les porte-paroles se réunissent en cercle au centre de la pièce
  • Un par un, les porte-paroles présentent leurs deux besoins aux autres porte-paroles. A ce stade, les autres porte-paroles prennent notes des demandes mais personne ne donne de réponse. 15 minutes
  • Chaque porte-parole, individuellement ou en faisant appel aux autres membres de son groupe, écrit pour chacune des demandes l’une des quatre réponses : Oui, Non, Je vais essayer, Peu importe (peu importe ! signifie que la demande était trop vague pour apporter une réponse spécifique) 5 à 10 minutes
  • En s’adressant à un seul porte-parole à la fois, chaque porte-parole répète les deux demandes qu’il leur a adressés puis partagent leur réponses (Oui, Non, Je vais essayer, Peu importe). Pas de discussion, pas d’élaboration ! 10 minutes
  • Faites un débriefing grâce à What, So What, Now What? 15 minutes.

° WINFY °

POURQUOI ? Objectifs

  • Apprendre à exprimer avec clarté des besoins fonctionnels et/ou personnels
  • S’entrainer à demander ce dont un individu ou un département à besoin
  • Apprendre à donner des réponses claires aux demandes
  • Rétablir ou améliorer la communication entres des groupes de différents départements
  • Progresser à travers les silos fonctionnels
  • Renouer des liens qui ont été rompusMettre tous les enjeux sur la table en même temps, pour que tout le monde puisse les voir
  • Réduire la frustration en éliminant les idées préconçues et les rumeurs
  • Instaurer la confiance afin que les membres du groupe puissent partager les responsabilités de façon équitable.

Révéler les besoins réciproques et essentiels de différents départements. Accepter ou décliner les demandes d’aide. (55 à 70 minutes)

What i need from you

ILLUSTRATION

Bons Tuyaux & Chausse-Trapes

  • Rappelez aux participant que la réponse Peu importe signifie que la demande était trop vague
  • Ne tolérez pas d’exception à la règle de ne pas donner de réponses immédiates
  • Ne tolérez pas d’exception à la règle des réponses simples et uniques : Oui, Non, Je vais essayer, Peu importe.
  • Encouragez les participants à demander ce dont ils ont vraiment besoin pour réussir
  • Encouragez l’humour et un niveau dramatique sans danger
  • N’incluez pas plus de 7 départements/fonctions (cela devient trop compliqué)
  • Au cours du débriefing, essayez d’aider à comprendre que les gens sont souvent plus doués pour se plaindre que pour demander clairement ce dont ils ont besoin. What I Need From You (WINIFY) vous aide à remplacer des plaintes par des demandes justifiées.
  • Utilisez des cartes de questions-réponses pour aider les groupes à affiner la formulation de leurs questions.

Variation

  • Envisagez un deuxième tour s’il reste trop de questions irrésolues ou pas claires: faire des demandes claires et concrètes est une compétence essentielle !
  • Au cours du debrief, donnez aux participants la chance d’exprimer ce qui ne leur a pas été demandé : quelque chose qui a été négligé et qui aiderait le groupe à atteindre son objectif mais qui n’a pas été demandé.
  • A la place des groupes de fonctions, utilisez la même méthode « What I Need From You » avec un groupe ou une équipe de personnes interdépendantes.
  • Complémentez avec Helping Heuristics, Integrated-Autonomy, Appreciative Interviews, Ecocycle.

Exemples

  • Pour un groupe technique global (avec des membres dans plusieurs pays) qui a besoin de prendre des décisions sur un marché en rapide évolution.
  • Pour trois cadres supérieurs qui ont du mal à donner des directives cohérentes aux dirigeants de leurs organisations.
  • Pour des cadres et des responsables d’hôpitaux qui lancent un programme de soins centrés sur les patients qui demande une collaboration multidisciplinaire.
  • Pour que les rapports entre individus deviennent plus productifs.

Crédit: Les Liberating Structures ont été développées par Henri Lipmanowicz et Keith McCandless www.liberatingstructures.com

Version française : Frédéric de Verville / In Excelsis www.inxl.fr